Los gastos personales son aquellos que no guardan relación directa con el negocio.
Muchas son las empresas y autónomos que guardan todos sus tickets y facturas, incluidos los gastos personales, para cargarlos a la cuenta de empresa, siendo esto un gran error.
Los gastos personales son, precisamente, aquellos gastos que no guardan relación directa con el negocio. Por tanto no podemos tenerlos en cuenta para el cálculo del beneficio, a la vez que no son deducibles en el Impuesto de Sociedades.
Tampoco pueden ser deducibles las compras pagadas con tarjeta que no se recogen en una factura reglamentaria, aunque estos gastos sí que aparecen en la contabilidad y están vinculados a una movimiento de dinero que figura en la cuenta de la empresa.
Igualmente se debe tener mucho cuidado con los gastos de los socios cargados en la cuenta de la sociedad. Son acciones bastante habituales, y la dinámica suele ser la siguiente:
- Los gastos personales se abonan con una tarjeta de crédito que se utiliza, de manera indiscriminada, tanto para necesidades de la empresa como privadas.
- Esos gastos de los socios cargados en la cuenta de la sociedad son movimientos bancarios que hay que incluir en la contabilidad.
Una vez tenemos claro dicha acción nos preguntamos, ¿cómo se justifican entonces los gastos personales? Lo primero y fundamental es tener en cuenta cuáles son los gastos deducibles y cuáles no, es decir, qué tickets son válidos y cuáles no.
No serán deducibles en el Impuesto sobre Sociedades:
- Los gastos que no guarden relación con la empresa.
- Las compras pagadas con tarjeta que no se pueden justificar con una factura reglamentaria.
Además en el momento de presentar el Impuesto sobre Sociedades tendremos que hacer un ajuste positivo, es decir, incrementar el beneficio en el mismo importe que suman los gastos no deducibles.
Pero si los analizamos esto más detalladamente, no todos los gastos pueden tener la misma consideración. Lo lógico y prudente es no mezclar el patrimonio personal con el empresarial. A la Agencia Tributaria le resulta bastante sencillo comprobar los ajustes por gastos no deducibles y remitir un requerimiento de renta a los socios. A continuación vamos a ver qué tipo de gastos no deberíamos incluir en dicho ajuste positivo:
- Multas y sanciones, donativos y liberalidades.
- Exceso sobre los límites de amortizaciones y provisiones.
- Retribución de fondos propios.
- Contabilización del Impuesto de Sociedades.
- Pérdidas de juego.
- Dotaciones a planes internos de pensiones.
- Operaciones realizadas con paraísos fiscales.
Lo ideal es guardar todos los tickets, incluyendo como gastos sólo aquellos relacionados, directamente, con la actividad de la empresa.
En cuanto a los gastos no deducibles estos aparecen en nuestra contabilidad pero, evidentemente, no hay que tenerlos en cuenta para los cálculos fiscales y el Impuesto de Sociedades. Son gastos que influyen en la cuenta corriente de la sociedad pero, como su propio nombre indica, que no se pueden incluir en las deducciones.
Algunos de estos gastos no sólo no cuentan, sino que no deberían alterar las cuentas de la sociedad, como por ejemplo salir a cenar con un socio y pagar con la tarjeta de la empresa. Este último sería un gasto que no solo no puede reponerse, sino que habría que ajustar las cantidades y eso modificaría los ingresos y un descuadre en las cuentas de la empresa. Además si un miembro de la empresa usa el dinero de la misma para sus gastos privados puede entenderse como una forma de retribución que no paga impuestos. El socio estaría declarando su nómina, pero no esas cantidades a mayores que toma de la empresa para su uso personal.
Por último, pero no por eso menos importante, algunos empresarios que han constituido una sociedad limitada unipersonal, tienen la creencia errónea de que pueden gastar el dinero de su empresa para cualquier fin (entre ellos los gastos personales). Sin embargo es fundamental que sepamos que hay una sentencia del Tribunal Supremo que considera esta práctica como un delito de falsedad y apropiación indebida.
Para considerar el uso de la cuenta de la sociedad para gastos privados de los socios como un delito de apropiación indebida deben darse dos circunstancias:
- Que se realice de forma continuada.
- Que no exista gestión para liquidar o devolver estos fondos que se han destinado a usos ajenos a la actividad de la empresa.
Por tanto, llevar un control de gastos de nuestra empresa es un proceso bastante importante. No solo nos servirá para poder deducir bien nuestros gastos, sino también para no cometer errores fatales que nos lleven a tener que vivir una situación indeseable. Igualmente hay que guardar, de forma ordenada y precisa, todos nuestros tickets y saber cuales son aquellos que están relacionados directamente con la actividad de la empresa (y cuales no).
*Fuente de la información ‘Anfix’.
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