La transformación digital pasa por la automatización del archivo documental, y en este sentido la tecnología en la nube es una gran oportunidad. Pero, ¿en qué consiste realmente la gestión documental?
Un buen gestor documental debe contribuir a dar una respuesta casi automática ante la demanda en el seno del negocio. El ciclo de la vida de los documentos se convierte así en la base para la gestión de los documentos (desde la creación del propio documento hasta el almacenamiento, consulta o incluso destrucción del mismo).
La implementación de sistemas de gestión documental no está reñido con el tamaño de la actividad, aunque es conveniente una valoración sobre el tipo de empresa donde se van a instaurar.
A continuación vamos a ver qué empuja a un negocio a digitaliza sus procesos, incluidos aquellos que tienen que ver con el archivo y la organización de documentos:
- Competitividad. La gestión documental basada en el papel está obsoleta, y la automatización de todos estos recursos acorta los tiempos de respuesta (siendo esto algo contra lo que debemos luchar).
- El potencial de ahorro al implementar soluciones de automatización documental asciende a un 70%, y afectan a los costes indirectos, es decir, productividad, tiempo, espacio físico, etcétera.
- Imperativo legal (entrada en vigor de la factura electrónica, por ejemplo).
- Respeto por el medio ambiente, es decir, concepto de responsabilidad social corporativa.
El gestor documental elimina casi de raíz otros problemas como la documentación duplicada, capacidad limitada de almacenamiento, falta de visibilidad, problemas de seguridad. Además ofrece razones de sobre para decantarse por su puesta en marcha:
- Mejora la productividad y la eficiencia, permitiendo la localización del documento de forma rápida y sencilla.
- Evita pérdidas de información realmente valiosa que manejan autónomos y pymes de sus clientes.
- Aumenta la seguridad, incluyendo claves de permiso para poder acceder a la información.
- Mejora la relación con clientes y proveedores. Además digitalizar y capturar datos mejora los tiempos de respuesta a clientes hasta seis veces.
- La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como pequeñas empresas. Por eso la posibilidad de acceder al instante a información común a varios responsables del negocio facilita la fluidez en las relaciones.
- Elimina los problemas de almacenamiento.
- El coste de implantar esta tecnología es asumible, y los precios varían en función del volumen de documentos y del espacio necesario.
- Cualquier modificación, cambio o revisión del documento quedará registrado, dificultándose así las acciones deshonestas.
En resumen, la gestión documental en la nube es sinónimo de hacer más con menos, así como ser una apuesta segura y una inversión más que rentable.
*Fuente de la información ‘Infoautónomos’.
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