El cierre contable de una empresa se puede definir como el proceso a través del que determinaremos cuál ha sido el resultado del ejercicio, es decir, conocer, al final del año, si hemos obtenido pérdidas o beneficios. Este proceso implica revisar las cuentas de nuestra sociedad con el objetivo de detectar errores y duplicidades, así como realizar los ajustes necesarios de forma que nuestra contabilidad refleje la realidad de la empresa.
A continuación vamos a ver, en líneas generales, cuáles son los aspectos básicos que debemos vigilar a la hora de realizar el cierre contable de nuestra pyme:
- Las cuentas de tesorería son las cuentas contables en las que registramos los movimientos de los bancos y de la caja de la sociedad, es decir, el reflejo de la liquidez de nuestra empresa. Lo primero es revisar que los saldos que arroja nuestra contabilidad se corresponden con los saldos a 31 de diciembre que reflejan los extractos bancarios. En el caso de que existan diferencias debemos hacer el arqueo de la misma y contabilizar todas las entradas y salidas de efectivo que se hayan producido. Salvo descubiertos autorizados por nuestra entidad bancaria estas cuentas no deberán presentar saldos negativos.
- Cuando contabilicemos los movimientos bancarios es posible que nos encontremos con algunas entradas o salidas de dinero que no resulten fáciles de identificar. Normalmente son movimientos que se contabilizan contra la cuenta 555, pero esta es una cuenta de paso que simplemente nos ayudará a imputar hechos contables desconocidos de forma temporal. La finalidad es identificar y aplicar esos conceptos a la cuenta correspondiente.
- Los préstamos que deban abonarse en una plazo superior a un año tendrán que estar contabilizados en cuentas de préstamos a largo plazo. Además, año a año, deberemos reclasificar al corto plazo la parte que se satisfará a lo largo de cada ejercicio. Solo de esta forma nuestro balance conseguirá mostrar, fielmente, nuestro pasivos en relación a la exigibilidad de nuestras deudas.
- Hay que revisar el inmovilizado y las amortizaciones contables. El inmovilizado está conformado por todos aquellos bienes que vamos a usar de un modo duradero en el desarrollo de nuestra actividad. Como lo vamos a utilizar durante varios años su adquisición no se considerará un gasto del ejercicio, sino más bien una inversión, y su traslado a la cuenta de resultados se efectúa, de forma fraccionada, a través de la amortización. Cada año por tanto deberemos llevar a gasto un porcentaje de cada elemento del inmovilizado, aunque existen reglas contables para su aplicación, así como límites fiscales que conviene observar a fin de evitar que parte de este gasto no sea deducible.
- Las existencias por su parte son aquellos bienes que una empresa adquieres para vender o incorporar en su cadena de producción. No todo lo que compremos en el ejercicio se podrá considerar gasto del mismo, sino únicamente el coste de aquellas existencias que has vendido o consumido en dicho intervalo de tiempo. Lo ideal es realizar un recuento físico de mercancías al inicio del año y otro al final, de forma que sepamos cuál es el importe de compras que puedes imputar en la cuenta de resultados.
- También es importante revisar las cuentas de clientes, proveedores y acreedores a fin de verificar que están contabilizadas todas las facturas y todos los cobros y los pagos. Solo así los saldos que arrojen a final de año serán correctos y se corresponderán con lo que debemos o nos deben.
- Otra de las comprobaciones que deberemos realizar es la de las cuentas relacionadas con los gastos de personal. Hay que ver que todas las nóminas y las cotizaciones a la Seguridad Social se hayan traspasado a las cuentas 640 y 642 respectivamente. Además los importes de dichas nóminas deben coincidir con los declarado por rendimientos del trabajo en los modelos 111. Igualmente es conveniente comprobar que la cuenta 465 de remuneraciones pendientes de pago tenga un saldo equivalente a lo que resta pendiente de abono a los trabajadores.
- Por lo que respecta a las cuentas de IVA hay que haber realizado, trimestralmente, los correspondientes traspasos a la cuentas de Hacienda pública deudora o Hacienda pública acreedora (dependiendo de si la declaración de IVA salió a compensar o a pagar). Adicionalmente habrá que verificar que las declaraciones presentadas cuadran con las cantidades contabilizadas. Por su parte las cuentas de Hacienda pública acreedora por retenciones deberán cuadrar con las declaraciones de retenciones presentadas a lo largo del año. El saldo final de estas cuentas a 31 de diciembre será el de las retenciones correspondientes al cuarto trimestre del año, pendientes de presente en enero del año siguiente. Por último las cuentas 476 contendrá los pagos efectuados o pendientes de efectuar a la Seguridad Social (a 31 de diciembre su saldo debe coincidir con el de los seguros sociales correspondientes al TC1 de diciembre).
- Entre los socios y la sociedad suelen producirse entradas y salidas de dinero con el objetivo de aportar liquidez transitoria a una de las partes implicadas. Para ello están las cuentas del subgrupo 551, que suelen usarse para el registro contable de tales movimientos. Sin embargo su uso indiscriminado puede acarrear problemas con Hacienda, por lo que es importante distinguir si las transacciones han sido de pequeños importes (para necesidades puntuales y concretas) y si piensan devolverse en el transcurso de pocos días o semanas. En caso contrario las cantidades cedidas deberán registrarse en cuentas de préstamos o créditos, así como plantearse el registro de intereses.
- En algunas ocasiones, a lo largo del año, se efectúan pagos por adelantado de gastos que pueden corresponder a varios ejercicios. Estos pagos deberán prorratearse, considerándose gasto del ejercicio sólo la parte que corresponde al mismo.
- Por último, pero no por ello menos importante, tenemos que hablar del patrimonio neto. Este está compuesto, principalmente, por la suma de las cuentas de capital social, reservas, aportaciones de socios, pérdidas de ejercicios anteriores y cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio. La suma de todo este conjunto de cuentas representa el valor real de la empresa, siendo fundamental que el mismo esté saneado y sea lo más elevado posible (nunca debería ser negativo ni encontrarse por debajo del importe del capital social).
*Fuente de la información ‘Infoautónomos’.
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