La facturación es para el autónomo y la pyme como la nómina para el asalariado, es decir, la forma de cobrar por los rendimientos de su actividad económica, por su trabajo. Por eso las prisas y la falta de conocimiento sobre fiscalidad pueden conducir a cometer errores en los datos de las facturas, las operaciones matemáticas, la numeración o el concepto. Y estos errores pueden ser, a su vez, motivo de comprobaciones por parte de Hacienda.
A continuación vamos a ver cuáles son los errores más frecuentes de facturación para ahorrarte embrollos y llevar una correcta gestión fiscal de tu negocio.
- Errores u omisiones en la cumplimentación de los datos. A la hora de rellenar la factura debes tener en cuenta que la falta de identificación de algunas de las partes, tanto de quien presta el servicio como del cliente, invalida la factura emitida. Presta atención a cada uno de los campos que deben incorporarse: NIF, CIF, fecha de emisión o numeración. Además los códigos de factura han de seguir una serie y una numeración, y esta última siempre tiene que ser correlativa con el número de la factura anterior, habiendo continuidad entre los dígitos que las numeran. Si hay saltos en la serie y recibimos una inspección de Hacienda ésta podría tomarlo como movimiento sospechoso y ponerse en alerta. También es común, por desconocimiento, incluir el domicilio social en la factura emitida y no el domicilio fiscal como procede (el domicilio fiscal es el que comunicas a Hacienda en tu alta a través del modelo 036). Por último no olvides tampoco especificar la fecha de vencimiento de la factura ya que, de otro modo, el cliente podría tomar la factura con fecha ilimitada de pago (conviene también detallar el método de pago).
- No enviar y entregar la factura en el plazo establecido. La morosidad es uno de los principales problemas que sufre el autónomo. Si entregas una factura a destiempo estarás fomentando el impago. Recuerda que si el destinatario de la factura es un profesional o una empresa debes emitirla antes del día 16 del mes siguiente. En caso de que el receptor sea un particular has de expedirla en el mismo momento en que se realiza la operación.
- No desglosar las cuotas del IVA. Igual que desglosas el concepto facturado también has de desglosar la base imponible y las cuotas de IVA aplicadas incluyendo los tipos (21%,10% o 4%). La factura debe incluir el total diferenciando por tipos de IVA en función de que cada producto o servicio aplique uno diferente. Ten en cuenta que si no se separa la base imponible de las cuotas de IVA la factura no será válida y además no podrás deducirte el IVA en el modelo 303.
- No aplicar retenciones cuando proceda. No todas las facturas han de incluir retenciones de IRPF, pero si estás obligado a ello y no lo haces estarás incurriendo en un error grave ya que si tienes que presentar el modelo 130 del IRPF este ha de incluir el porcentaje de retención (un 15% por norma general y un 7% para los nuevos autónomos).
- Enviar la factura a la persona o departamento equivocado. Parece poco frecuente que esto ocurra pero puede darse el caso. A priori las consecuencias no son gravosas pero es posible que se retrase el pago del servicio. Tu error puede estar revelando datos confidenciales a terceros por lo que puedes estar vulnerando la Ley de Protección de Datos.
- Emitir las facturas rectificativas con la misma serie que el resto de facturas. La emisión de una factura rectificativa enmienda cualquier fallo en la factura, pero incluso ahí puedes cometer un error. Recuerda que la factura rectificativa debe tener numeración y serie diferentes ya que de lo contrario estarás dando lugar a un descuadre de los resultados.
- No hacer copia de la factura ni conservarla. Debes tomar conciencia de la importancia de hacer copias de seguridad de facturas y guardarlas para Hacienda durante al menos cinco años.
*Fuente de la información ‘Infoautónomos’.
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