Como autónomo es posible que, en el ejercicio de tu actividad, te hayas encontrado con gastos cuyo pago correspondería a tu cliente pero que al final acabas realizando tú. Lo primero que tenemos que hacer es determinar cuándo estamos ante un suplido y cuándo ante un gasto reembolsable.
Estaremos ante un suplido siempre que la factura del tercero que finalmente presta el servicio vaya a nombre de tu cliente. Si, por el contrario, la factura va a tu nombre, estaremos ante un gastos reembolsable. En caso de suplidos, gasto reembolsable u otros conceptos que debas incluir en tu factura como autónomo, recuerda que lo más aconsejable es contar con la ayuda experta.
*Cómo facturar suplidos.
La Agencia Tributaria establece tres requisitos para considerar un gasto como suplido:
- Que se trate de sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente. La realización del gasto en nombre y por cuenta del cliente deberá acreditarse mediante factura expedida a cargo del destinatario (cliente). Es decir, la factura de este gasto deberá ir a nombre de tu cliente y no al tuyo. En el caso de que la factura esté a tu nombre, estaríamos ante un gasto reembolsable.
- Que el pago de las referidas sumas se realice en virtud de mandato expreso, verbal o escrito, del propio cliente por cuya cuenta se actúe.
- Que se pueda probar la cuantía efectiva de dichos gastos por cualquier medio admitido en Derecho.
Pero una vez identificado el gasto como suplido surgen, como por ejemplo si debemos incluir este gasto en la factura emitida a tu cliente. La respuesta es sí, debes incluir dicho gasto en la factura que emitas a tu cliente. El gasto deberá aparecer bajo la denominación de suplido en la factura que emitas al cliente, sumándolo al total a pagar por el mismo pero sin aplicarle IVA (ya que por esta operación ya se pagó el IVA correspondiente), y sin aplicar retención.
Además en estos casos conviene adjuntar, junto con la factura en la que incluimos el suplido, una copia de la factura del propio suplido, para así poder justificar la operación en caso de inspección tributaria.
Por último señalar que el suplido no tendrá la consideración de ingreso a efectos de IRPF o IS. Es por ello por lo que los expertos afirman que es conveniente tener un libro registro de los suplidos o, para evitar problemas, una cuenta bancaria específica para estos, donde el concepto de cada ingreso contenga la palabra suplido.
*Cómo facturar gastos reembolsables.
Como hemos comentado un poco más arriba estarás ante este tipo de gastos cuando realices pagos, en tu nombre y por cuenta propia, necesarios para llevar a cabo tu actividad profesional y que, posteriormente, el cliente te abonará. Quien contrata estos servicios eres tú como autónomo y, por tanto, la factura irá a tu nombre.
Si al emitir tu factura quieres incluir estos gastos para que el cliente te los reembolse deberás sumarlos a la contraprestación por tus servicios, y al total tiene que aplicarle el IVA (y en el caso de tener obligación de emitir con retención, la retención también).
El importe de este gasto reembolsable estará compuesto solo por la base imponible de la factura que has pagado y que ahora el cliente te abona (sin incluir el IVA de la misma). Además los gastos reembolsables sí tienen la consideración de ingreso a efectos de IRPF o IS.
*Fuente de la información ‘Infoautónomos’.
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