Uno de los grandes problemas de los autónomos y directivos de empresas es conseguir aprovechar bien su tiempo dada la gran y diversa cantidad de tareas que tienen que abordar al frente de sus negocios. A continuación te vamos a dar unas claves y reglas básicas para organizar y gestionar mejor tu tiempo, lo que te ayudará a conseguir una mayor productividad y a aumentar tu satisfacción profesional.
La gestión del tiempo es uno de los principales pilares de la productividad en los negocios. Se trata de una habilidad directiva consistente en el adecuado reparto de este recurso para desarrollar tareas y proyectos. Optimizar y utilizar bien tu tiempo es fundamental porque el tiempo es limitado. No se puede comprar el tiempo, aunque lo que si podemos hacer es subcontratar algunas actividades.
*Priorizar 3 proyectos, definir objetivos y tareas.
Si lo que quieres es ser realmente productivo y no perder el tiempo trata de priorizar 3 proyectos, los cuales se plasmarán en objetivos concretos para cada mes y cada semana, y te ayudarán a definir las tareas de cada día. Para los expertos la pregunta no es cómo hacer más cosas y más deprisa, sino cómo hacer sólo lo más importante y cómo hacerlo bien.
Debemos ponernos límites en nuestros proyectos personales y profesionales, ya que no podemos hacer todo al mismo tiempo (siendo esta una de las premisas básicas si queremos desarrollar nuestras habilidades directivas). Puedes, por ejemplo, realizar la lista de todo lo que te gustaría hacer, todos los proyectos que tienes, sin ponerte límites, y después clasificar estas actividades por prioridad, teniendo en cuenta unos criterios propios.
Tras este trabajo llega el momento de escoger los 3 proyectos prioritarios y descomponerlos en objetivos y tareas. Así eliminamos, por el momento, los demás proyectos, ya que el riesgo de tener demasiados proyectos es que se alargan y al final nunca se acaban (además de crear estrés y desmotivación).
Estos proyectos tienen que tener una duración limitada, como mucho un año, y si son proyectos a largo plazo lo ideal es descomponerlos en pequeños proyectos. La redacción de estos proyectos y la descripción en objetivos y tareas es un muy buen ejercicio para confirmar la credibilidad del proyecto y las ganas que tienes de conseguirlo. Y cada mes, cada semana, intenta definir los objetivos que tienes para estos proyectos.
*Pasos a dar y reglas para la gestión del tiempo en tu negocio.
- Focalízate sobre lo importante y prioriza. Según los expertos en la materia el 80% de las consecuencias vienen del 20% de las causas, el 80% de los resultados dependen del 20% del trabajo, y el 80% de los beneficios de una empresa están generados por el 20% de sus productos y clientes. Intenta suprimir todo lo que realmente no es imprescindible para tu negocio y subcontrata las tareas secundarias para concentrarte sobre aquellas que tienen más impacto en tu futuro.
- Clarifica las tareas a realizar entre acción urgente e importante, acción urgente y no importante, acción no urgente e importante y acción no urgente y no importante.
- Organiza tu jornada antes de empezar el día para no dejar que los demás organicen tu tiempo. Define y escribe las 3 tareas más importantes del día, e intenta empezarlo trabajando sobre ellas.
- Limita el tiempo de cada tarea, es decir, fíjate unos plazos. Una tarea utiliza todo el tempo definido, o todo trabajo se dilata para ocupar el tiempo disponible. Por tanto no digas necesito 3 semanas para realizar un trabajo, sino necesito 4 horas.
- Concéntrate al 100% en cada actividad. Aprovecha el momento.
- Limita las interrupciones. Sin interrupción la gente necesita menos tiempo para sus tareas, porque unos minutos son necesarios para concentrarse en cada una de ellas. Consejo: Aislaros y reservad unos momentos para vosotros, poniendo el teléfono en modo reunión y cerrando el Email. Nota : el email puede ser un elemento importante de no-productividad. 2 reglas fundamentales para los emails: no abrir el email al principio del día y abrir tu buzón de email en horarios determinados (a las 10h00 y 16h00 por ejemplo).
- Haz enseguida todo lo que se puede hacer en menos de 3 minutos, quitándote de en medio las pequeñas acciones que más distraen.
- Haz las tareas más desagradables durante las primeras horas del día. Si vas posponiendo cada día este tipo de trabajo corres el riesgo de llegar a un límite donde tendrás que trabajar con urgencia.
- No ajustes demasiado tu agenda, y deja un poco de tiempo a los imprevistos o retrasos. Evalúa el tiempo necesario para un trabajo y reserva unos minutos entre cada reunión. Eso sí, fíjate plazos realistas.
- Cambia de tarea ya que no todas las actividades exigen la misma concentración, siendo conscientes de los momentos en los que somos más eficaces para programar los trabajos en el momento oportuno.
- Aprende a saber decir no a todas las solicitudes que tengas y que no contribuyan a que consigas tus proyectos, o aquellos que no tengan un interés claro para ti.
- Acuérdate de tomar algunas pausas para retomar fuerzas e inspiración.
- Ordena tu despacho, tu espacio de trabajo. Cuanto más espacio tenemos mas espacio utilizamos. En consecuencia acumulamos los documentos y después perdemos tiempo en buscarlos, e incluso podemos llegar a perderlos.
*Fuente de la información ‘Infoautónomos’.
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