Uno de los aspectos clave y más delicados en la contabilidad de una pyme o S.L. es el reflejo de todos los movimientos de las cuentas bancarias de la empresa, incluidas las de cobros online vía Paypal o similares. La Ley obliga llevar una contabilidad conforma al derecho mercantil, de forma que cuadren las cuentas de la empresa.
Cada movimiento bancario que hagamos debe estar justificado por algún hecho acaecido en la empresa, así como convenientemente documentado y recogido en la contabilidad:
- Facturas de ventas.
- Compras.
- Gastos e inversiones.
- Documentos que soporten las operaciones de financiación (préstamos, pólizas, leasing, ampliaciones de capital, etcétera).
- Pago de nóminas, de impuestos o a la seguridad social.
Pero no sólo las pymes deben llevar esta contabilidad, sino que cada vez son más los autónomos que apuestan por un control riguroso de sus movimientos bancarios. Normalmente suele tratarse de autónomos que venden o compran a plazo, con lo que es importante realizar un seguimiento efectivo para comprobar que se han cobrado a los clientes todas las facturas de venta y/o se han pagado a los proveedores todas las facturas de compra.
Una vez tenemos claro esto llega el momento de preguntarnos qué es la conciliación bancaria. Se trata de la comparación entre los apuntes contables que realiza la empresa para el registro de los movimientos de dinero de sus cuentas bancarias y los extractos bancarios que envía la entidad financiera sobre dichos movimientos.
Así, la empresa contrasta la información que recibe del banco con la información que tiene registrada en sus apuntes contables, determinando si coinciden o no. En caso de que haya un descuadre será necesario identificar cuál es la causa del mismo y tratar de solucionarlo (en muchas ocasiones el descuadre viene dado por el habitual retraso de unos días con que los bancos registran determinados movimientos).
Por tanto la conciliación bancaria juega un importante papel en la contabilidad de un negocio, pues constituye un elemento imprescindible para mostrar la imagen fiel de la compañía en lo que a tesorería se refiere.
Entre las causas más habituales que hacen que no coincidan los valores de los libros contables y el extracto bancario encontramos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.
- Cobros por TPV en los que aparecen varias operaciones de venta agregadas que luego es difícil casar con las facturas de venta.
- Pagos que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su contabilidad (por retraso, error u omisión).
- Cobros que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no ha registrado en contabilidad.
- Errores de la empresa al registrar los conceptos y valores en la contabilidad.
- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Sobre cómo llevar a cabo una correcta conciliación bancaria en la actualidad el avanzado desarrollo de los programas de software de gestión contable ha facilitado, en gran medida, el proceso de conciliación. Este puede funcionar de manera casi automatizada mediante la descarga de los extractos bancarios en formato excel, norma 43 e incluso PDF, para su posterior volcado en los software profesionales que utilizan las asesorías de pymes (de lo contrario es necesario realizar un proceso manual de comprobación que puede ser largo y tedioso).
Normalmente, las empresas lo hacen a través de un libro auxiliar de bancos en el cual registran cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etcétera.
Lo lógico es tomar, como punto de partida para comenzar a realizar el registro en el libro auxiliar contable, los datos aportados por el banco (estos son los oficiales). A partir de aquí se van a ir registrando cada uno de los movimientos que se lleven a cabo en la cuenta bancaria. Además lo ideal es que el documento contenga algunos datos más (normalmente contenidos en el encabezado), tales como:
- Nombre de la empresa o razón social.
- Nombre del documento “Conciliación Bancaria”.
- Fecha a la cual se está elaborando el documento.
- Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar.
- Nombre de la persona que elabora el documento.
Una vez hecho este registro podremos proceder a contrastar nuestros apuntes con los datos del extracto bancario y, de ser necesario, realizar los ajustes, apuntes y verificaciones necesarias.
En el caso de que el error sea del banco, tendremos que hacer la respectiva reclamación. Si se trata de un valor considerable procederemos a contabilizar esta reclamación como un derecho a favor de la empresa. No obstante, esta debe ser una medida solo utilizada en última instancia, ya que lo conveniente es tener una relación lo más amable posible con tu banco.
*Fuente de la información ‘Infoautónomos’.
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