Todo trabajador por cuenta propia debe llevar al día todos sus libros contables, así como guardar y conservar las facturas de su actividad. Estos son documentos obligatorios a efectos fiscales, a la vez que ofrecen garantía de cumplimiento tanto para emisor como para receptor. Hoy, en Gómez & Moreno Asesores, nos vamos a centrar en la figura de la factura recapitulativa, un documento muy útil que agiliza y simplifica el proceso de facturación.
Puede darse el caso de que, como autónomo, tengas un cliente fijo al que cada mes sirves los mismos productos o servicios. En este caso lo más cómodo es que, en vez de hacer una factura cada vez que ese cliente acuda a tu establecimiento, hagas un documento que recapitule todas las cantidades, así como su cuantía. Ese documento sería lo que se conoce como factura recapitulativa.
La factura recapitulativa se utiliza cuando existen operaciones entre personas o empresas de manera recurrente, aglutinando la información de todos los tiques o albaranes expedidos en un mes natural a un mismo receptor en un solo documento. Pero, ¿cómo se hace una factura recapitulativa?
Lo primero que tenemos que tener en cuenta es que se trata de un documento fiscalmente exigible, por lo que tiene que cumplir con determinados requisitos para que sea válido. Debe incluir obligatoriamente:
- Número, es decir, tienen que estar numeradas correlativamente. Normalmente cada año se iniciará una nueva serie.
- Fecha del día de expedición.
- Identificación, tanto de emisor como de receptor, de la transacción objeto de la factura con nombre y apellidos, razón o denominación social completa.
- Número de identificación fiscal de la administración española (o cualquier otra de la Unión Europea) con el que el emisor ha realizado la operación.
- Domicilio fiscal de ambos.
- Es especialmente importante, en el caso de la factura recapitulativa, que el concepto y descripción de las operaciones quede bien especificado. Tenemos que aportar todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto.
- El IVA correspondiente y el tipo impositivo del recargo de equivalencia (si procede). Además si eres profesional tendrás que especificar el porcentaje de retención del IRPF que aplicas a la operación.
- La cuota tributaria a repercutir.
- El importe a pagar.
Estos son datos que debe contener cualquier factura para ser válida, y la principal diferencia con las que son recapitulativas está en que a la hora de describir las operaciones no vamos a especificar solo una, sino que tendremos que establecer una relación con todas las operaciones o servicios que se han agrupado en ese documento.
Tienes hasta el día 16 del mes siguiente para poder expedirla. Ten en cuenta que las facturas recapitulativas se sustentan en la emisión de albaranes o tiques que, de por sí, carecen de validez fiscal. Por ello cuando la información que estos contiene se especifica en la factura recapitulativa éstos pueden destruirse.
Pero ten cuidado porque si la factura solo los menciona de paso, remitiendo a ellos para conocer el contenido exacto de la transacción, existirá la obligación de conservarlos del mismo modo que conservas la factura. En estos casos se entiende que esos otros documentos forman parte de la factura misma hasta el punto de que, si nos los conservas, esa factura no será válida.
Con respecto al IVA, y al igual que en una factura ordinaria, la factura recapitulativa debe consignar el tipo de IVA aplicable al bien o servicio objeto de esta. Es decir, que en el documento tienes que reflejar la cantidad y el importe de IVA que corresponde a cada operación.
Recuerda que el IVA general es del 21%, pero que existen actividades exentas a las que no se aplica este impuesto, así como otras que tributan con porcentaje diferente (10% tipo reducido o 4% superreducido).
*Fuente de la información ‘Infoautónomos’.
Comentarios recientes