Si tienes una empresa, recibes o creas a diario diferentes tipos de documentos. Sin embargo, a la hora del tiempo de conservación de los mismos, estos varían en función de su índole:
*Según el Código de Comercio
El artículo 30 de dicho código establece la obligación de conservar, durante 6 años:
- Los libros obligatorios, tales como diario, inventario, cuentas anuales, libros de actas, registros de acciones nominativas y de socios, etcétera.
- Los libros no obligatorios, como pueden ser el mayor o los libros de registros de IVA.
- La documentación y justificantes en qué se soporten las anotaciones registradas en los mismos: facturas emitidas, facturas recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios.
Existen otro tipo de documentos que, aunque no tienen un plazo fijo establecido legalmente, sí que es conveniente guardar:
- Préstamos hasta que sean devueltos.
- Garantías hasta que estas se hayan cancelado.
- Bienes de inversión hasta que hayamos cumplido el plazo de regularización del IVA, pudiendo llegar hasta los 9 años.
- Bases imponibles negativas hasta pasados 4 años desde su compensación.
Es importante que sepamos que la documentación que conservemos debe ser original, ya que las copias no tendrán validez legal en el caso de que sean requeridas por la administración.
Los archivos podremos guardarlos tanto en papel como en formato digital o electrónico (siempre y cuando podamos garantizar su autenticidad, integridad y legibilidad). Igualmente, la administración debe poder acceder a ellos de forma rápida y sencilla.
*Según Normativa Tributaria
La Ley General Tributaria marca un plazo de cuatro años para guardar los archivos, empezando a contar el periodo desde que finaliza el plazo voluntario de presentación de cada impuesto. En esos cuatro años la Agencia Tributaria podrá solicitar la revisión de documentos.
Pero esos 4 años no afectan al derecho de investigación. Si, por ejemplo, hablamos de un bien que amortiza en 15 años, la factura tendremos que conservarla durante 19 años, es decir, hasta los cuatro años siguientes al último periodo en que se aplicó la amortización.
Así mismo, el plazo será de 10 años para los ejercicios en que se disfrutan de incentivos. Lo mismo sucede con las pérdidas fiscales, cuyo plazo comenzará a contar desde que la empresa haya compensado los créditos fiscales.
*Según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social
El plazo de prescripción de las infracciones en el ámbito laboral es de tres años. Las relacionadas con la Seguridad Social, por su parte, prescriben a los cinco años.
La documentación que deberemos conservar será aquella relacionada con:
- Filiación de bajas.
- Justificantes de pagos salariales.
- Contratos de trabajo.
- Registros de jornada laboral. Aunque, tras la última reforma del Estatuto de los Trabajadores, el empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de 4 años.
*Según el Reglamento de prevención de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo
La obligación genérica de conservación establece un plazo de 10 años. Sin embargo el artículo 25 de este nuevo reglamente incluye a los sujetos obligados a examen especial.
Este proceso de examen especial se llevará a cabo de modo estructurado, documentándose:
- Las fases del análisis.
- Las gestiones realizadas.
- Las fuentes de información consultadas.
Así mismo, el proceso de examen especial tendrá naturaleza integral, debiéndose analizar toda la operativa relacionada con el proceso, así como a todos los intervinientes en la operación y la información relevante obrante en el sujeto obligado.
Una vez finalizado el análisis técnico, el representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión deberá tomar la decisión sobre si procede, o no, la comunicación al propio Servicio Ejecutivo. Ello dependerá de la concurrencia en la operativa de indicios, o certeza de relación con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo. En cualquier caso la decisión que se tome atenderá a criterios homogéneos, debiéndose hacer constar la motivación en el expediente de examen especial.
Los sujetos obligados registrarán y recogerán para cada expediente, por orden cronológico:
- Las fechas de apertura y cierre.
- El motivo que generó la realización de dicho informe o expediente.
- Una descripción de la operativa realizada.
- Conclusión alcanzada tras el examen, así como las razones en las que se basa.
Por último, pero no por ello menos importante, los sujetos obligados tendrán que conservar los expedientes de examen especial durante diez años.
*Según el Reglamento General de Protección de Datos
Antes de la entrada en vigor de este nuevo RGPD, los documentos que contenían datos personales de trabajadores, proveedores o clientes, no contaban con un plazo de destrucción estipulado. Sin embargo, tras la aprobación del nuevo reglamento, las empresas están obligadas a establecer una fecha a partir de la cual esos documentos podrán ser eliminados de forma segura.
Aún con ello, la ley no establece ni indica un plazo de conservación. Simplemente los datos deberán ser cancelados si la finalidad con la que fueron recogidos se ha cumplido, así como siempre y cuando ya no pese ninguna obligación pendiente para el afectado.
Vemos a continuación algunos ejemplos que pueden ayudarnos a entenderlo:
- Los expedientes que generan un abogado o procurador se deben conservar, al menos, durante 5 años, siendo este el plazo en el cual se podrán ejercitar responsabilidad profesionales.
- Los expedientes de mediación en asuntos civiles y mercantiles los tendremos que conservar como mínimo 4 meses.
- Las imágenes o sonidos captados por las cámaras de videovigilancia deberán ser cancelados en un plazo máximo de 1 mes desde su captación. Aunque aquí existe una excepción, que es que en ellas se aprecien infracciones penales o administrativas graves o muy graves. En estos casos no podremos eliminar las “pruebas”.
- Deberemos conservar durante al menos 3 años los informes de investigación, incluidas las imágenes grabadas.
*Si has sido beneficiario de alguna ayuda o subvención
En estos casos tendremos que conservar los documentos justificativos de la aplicación de los fondos recibidos, incluida toda la documentación electrónica o digital.
Además, si la subvención está financiada con la participación de fondos europeos, el plazo de conservación de la documentación es de tres años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas en las que estén incluidos los gastos de la operación.
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