Todo empresario sabe de la importancia de llevar una correcta facturación, siendo este el final de cualquier transacción. Por ello es fundamental conocer todos los requisitos legales que debe tener una factura para evitar problemas con Hacienda.
Así, para que una factura sea legalmente válida debe contener los siguientes datos:
- Datos fiscales: tienen que aparecer los datos fiscales de quién emite la factura y de quien la recibe, tales como nombre y apellidos de ambos así como número de DNI o de identificación fiscal. En el caso de que se trate de no residentes, debe aparecer la localización de su establecimiento permanente.
- Numeración: el identificador de toda factura es su número, pudiendo usar el empresario libremente el número de serie que quiera (001, FRA001, etcétera). El único requisito es que esa numeración de las facturas sea correlativa. Aunque si la empresa tiene varios centros de facturación, el profesional podrá establecer diferentes series numéricas.
- Fecha de emisión: nos indica en qué momento se ha producido la prestación del servicio o entrega del producto, siendo obligatoria en toda factura. Además esta fecha nos va a servir para conocer el periodo en el que esa factura se va a declarar, sobre todo en lo que tiene que ver con el IVA, impuesto que los profesionales liquidan de forma trimestral.
- Fecha de vencimiento: no es obligatorio informar de ella en la factura, pero sí conveniente e importante. Esta fecha se refiere al límite para el pago de una deuda por parte de un cliente a un proveedor. Lo normal es asumir que nuestros clientes nos van a pagar dentro de unas plazos legales y “normales”, pero no siempre es así. Por eso contar con una fecha de vencimiento clara nos ayudará a nivel legal si tenemos que denunciar un impago.
- Concepto: hace referencia a todos los productos o servicios que se van a entregar u ofrecer al cliente. Eso sí, es importante que cada uno de ellos vaya en una línea separada e informando de los siguiente:
- Productos o servicio prestado
- Número de unidades vendidas u ofrecidas
- Base imponible unitaria y total
- El tipo impositivo aplicado
- IVA e IRPF: en la factura se debe informar de todos los impuestos aplicados en cada uno de los conceptos, es decir, tanto el IVA como el tipo de IRPF. Aparecerán, por regla general, en la parte de abajo de la factura, junto a la base imponible.
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