Hoy, en Gómez & Moreno Asesores, queremos informaros sobre la prohibición de software de doble uso, así como la remisión de facturas a la Agencia Tributaria por el consumidor final.
El Reglamento establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, así como la estandarización de formatos de los registros de facturación.
Entre los principales objetivos de este nuevo Reglamento está:
- El potenciar a las empresas de menor tamaño para que mejoren su adaptación a un entorno crecientemente digitalizado en un plazo razonable.
- Desarrollar los requisitos necesarios para asegurar la integridad de los datos de facturación registrados.
- Favorecer la colaboración activa contra los incumplimientos fiscales, dando la posibilidad de que los consumidores finales o destinatarios de las facturas en el nuevo sistema, remitan a la Administración tributaria cada factura completa o simplificada que reciban.
Pero, ¿quiénes se ven obligados al cumplimiento de utilizar software que no permita modificaciones?
- Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. Están excluidas las entidades exentas y las parcialmente exentas.
- Contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
- Contribuyentes del IRNR que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
- Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
De la misma forma, el Reglamento excluye de su aplicación:
- A las obligaciones establecidas a quienes tributen bajo el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA.
- A las operaciones por las cuales la obligación de expedir factura se entienda cumplida mediante la expedición del recibo, a las que se aplica régimen de equivalencia y régimen simplificado y no se expida factura.
- A determinadas entregas de energía eléctrica.
- A las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero.
Tendremos la posibilidad de solicitar la no aplicación temporal de este Reglamento con el objetivo de evitar perturbaciones en el desarrollo de actividades económicas o si se aprecian circunstancias técnicas excepcionales.
Por su parte los sistemas informáticos regulados en el presente Reglamento deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad de los registros de facturación, cumpliendo los siguientes requisitos:
- Deben generar un registro de facturación de alta por cada entrega de bienes o prestación de servicios, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.
- Tener capacidad de remitir información a la Administración tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente los registros de facturación.
- Los datos de facturación registrados deben quedar protegidos, de manera que no puedan ser alterados.
- La rectificación o anulación de los datos registrados debe realizarse mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, conservando inalterables los datos originalmente registrados.
- Deben permitir a la Administración tributaria el acceso inmediato y extracción de los datos registrados.
- Deben proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
- Los datos registrados deberán encontrarse correctamente fechados, indicando el momento en que se efectúa el registro.
- Deben permitir la trazabilidad de los datos en los casos de descarga, volcado y almacenamiento de los registros.
- Deben conservar todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
- Deben contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones: operaciones realizadas, arranque y parada, la entrada y salida de usuarios, errores producidos, instalación y actualizaciones. Este registro de eventos deberá conservarse hasta el periodo de prescripción de las obligaciones tributarias.
- Los manuales de utilización del sistema informático contemplarán todas sus funcionalidades del sistema informático, estarán en un idioma oficial del territorio de uso y a disposición del usuario y de la Administración tributaria.
- Deben disociar la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.
Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos para el cumplimiento de la obligación de facturación, deberán generar un registro de facturación de altade forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, que deberá tener el contenido detallado.
Deberá generarse un registro de facturación de anulacióncuando se haya emitido erróneamente una factura y sea, por lo tanto, necesario anular su correspondiente registro de facturación de alta.
Los sistemas informáticos deberán añadir una huella o hasha los registros de facturación de alta y de anulación. Dichos registros deberán ser firmados electrónicamente. Sin embargo la firma electrónica no será obligatoria para los sistemas informáticos que realicen la remisión de todos los registros de facturación a la AEAT.
La persona o entidad productora del sistema informático debe certificar que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el Reglamento mediante una declaración responsable. Esta deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición del producto. Además tendremos que conservarla durante el período de prescripción de las obligaciones tributarias.
Podrá ser solicitadapor el cliente o por la Administración Tributaria a la persona o entidad productora o comercializadora del sistema informático.
Por su parte la Administración Tributaria podrá:
- Personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático para:
- Exigir el acceso completo e inmediato a donde resida el registro de los datos.
- Sus copias seguras.
- Su descarga, volcado o copiado.
- Consulta e impresión.
- El usuario, contraseña y cualquier otra clave de seguridad que fuera necesaria para el acceso completo al sistema informático y a los datos del mismo.
- Requerir y obtener copia de los registros de facturación conservados.
- Requerir de los productores o comercializadores de sistemas informáticos la información necesaria para verificar el cumplimiento de los requisitos de los sistemas informáticos.
De acuerdo con lo previsto en los artículos 15 y 16 de este Reglamento, podrán remitirse voluntariamentea la AEAT, de forma automática y segura por medios electrónicos, todos los registros de facturación generados por los sistemas informáticos. Ello supondrá la incorporación de la información de dichos registros a los libros registros de ventas e ingresos, y de ingresos de los obligados tributarios del IRPF y al libro registro de facturas expedidas del IVA.
Los sistemas informáticos que cumplan con todas las obligaciones reguladas en este Reglamento y sean utilizados por el obligado tributario para remitir efectivamente por medios electrónicos a la AEAT de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente los registros de facturación generados, tendrán la consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables« o «Sistemas VERI*FACTU«. Estos sistemas no tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación.
El artículo 17 del Reglamento regula la posibilidad de que el receptor de la factura, ya sea empresario o consumidor final, proporcione de forma voluntaria determinada información de la misma a la AEAT. Para ello deberá facilitar el código identificativo de carácter alfanumérico, o bien hacerlo mediante la lectura del código QR de la factura con un dispositivo con capacidad para la lectura del código. El propio Reglamento indica que estas remisiones de información no tendrán la consideración de denuncias de infracciones tributarias.
Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicasde las facturas. En el caso de facturas generadas por los sistemas informáticos se deberá incluir:
- Un código identificativo de carácter alfanumérico y un código QR, formados de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial de la persona titular del Ministerio de Hacienda y Función Pública.
- Incorporarán la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Por su parte podrán expedir también facturas simplificadas mediante series separadas. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura se presumirá acreditada cuando se haya expedido utilizando un sistema o programa informático en conformidad con los requisitos contenidos en el Reglamento.
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